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29 diciembre de 2013
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¿Qué da inicio a este trabajo?
La Contraloría General del Estado envía al Municipio de Loja el oficio 03677 de fecha 28 de febrero de 2009 con el asunto: "Comunicando glosa y deficiencias administrativas". Este documento es recibido en el Archivo General el 04 de marzo del 2009 bajo el número de trámite C21453.
Aunque el asunto es de glosa y deficiencias administrativas del período 2000-2004 me referiré únicamente a las deficiencias.
¿Y cuál es el objetivo de este trabajo?
Manejar asuntos municipales no es cosa de prédicas, sino de un buen desempeño apegado a las normas. La ciudadanía debe estar informada de pasadas deficiencias administrativas para ayudar a que su voto sea una elección razonada.
Una ciudadanía informada es derecho inalienable y por tanto es preciso señalar las fallas en la administración y gestión municipal del abogado Castillo, en su paso por la alcaldía en el período 2000-2004 que el informe documenta.
Una ciudadanía informada es derecho inalienable y por tanto es preciso señalar las fallas en la administración y gestión municipal del abogado Castillo, en su paso por la alcaldía en el período 2000-2004 que el informe documenta.
¿Y qué determina el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado con respecto a las obsrvaciones?
Art. 92. Recomendaciones de auditoría
Las recomendaciones de auditoría, una vez comunicadas a las instituciones del Estado y a sus servidores, deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio; serán objeto de seguimiento y su inobservancia será sancionada por la Contraloría General del Estado
¿La Contraloría General del Estado hizo algunas recomendaciones a la gestión del abogado Castillo?
Sí, se hicieron en su oportunidad 37 recomendaciones.
¿La Contraloría General del Estado evaluó el cumplimiento de las observaciones?
Sí. Con el resultado siguiente:
DEFICIENCIAS ADMINISTRATIVAS
1. Resumen de las inobservancias contempladas en
el informe de evaluación asociadas a las
Normas de Control Interno para el Sector Público
2. No se fijaron mecanismos de evaluación, a través de indicadores de gestión, medidas
de desempeño u otros factores, lo que no posibilitó el seguimiento al cumplimiento
de objetivos.
3. No existía el Manual de Funciones que determinan los deberes y atribuciones para
cada funcionario.
4. No existía manual de Procedimientos que contenga los requisitos mínimos
para ocupar los diferentes cargos. En la mayoría de casos el ingreso de personal fue
por contrato o nombramiento a criterio de la máxima autoridad.
5. No se contaba con un plan de capacitación para personal.
6. No se realizó rotación de personal, especialmente en el área financiera donde se
mantuvieron funcionarios por varios años.
7. Se encontraron discrepancias entre saldos de la Unidad de Recaudaciones y
Contabilidad. No se hicieron constataciones físicas y sorpresivas por los valores a
cobrar.
8. No se practicaban los arqueos sorpresivos a los valores que ingresan a las Oficinas
de Recaudación.
9. No existía un registro confiable y oportuno para control de las especies valoradas, así
como falta de actas de entrega/recepción.
10. No se entregaba mensualmente a la máxima autoridad, la información producida por
el sistema de Información PROGFIM.
No se realizaron las notas explicativas a los estados financieros y no se incluyó la
conformación de los saldos de las cuentas patrimoniales.
Los anexos de las cuentas por cobrar, no revelan las fechas de los derechos y
obligaciones lo cual no permitía establecer la morosidad.
11. No se contaba con un instructivo para regular la utilización y movilización de los
vehículos. También existía un vehículo sin matricular.
12. Negligencia en la protección de las recaudaciones.
13. No se contaba con un registro adecuado y oportuno de las Garantías y Fianzas
otorgadas por los contratistas y proveedores, siendo costumbre recibir Letras de
Cambio.
14. La entidad mantuvo exceso de cuentas corrientes bancarias y fondos de reposición.
15. Inadecuado control sobre las liquidaciones por contratos. Existencia de actas de
recepción provisionales suscritas por los delegados o representantes desigandos por la
máxima autoridad y el interesado.
16. Falta de coordinación entre departamentos Financiero y Tesorería. Muchas garantías
constituidas por letras de cambio fueron recibidas sin fecha de vencimiento y sin el
nombre del beneficiario, es decir documentos presentados en blanco al Municipio.
17. Varias cuentas por cobrar no contienen documentación que respalde su registro y con
saldos que se mantienen por más de cinco años.
18. No se implementó una política adecuada para el cobro de impuestos, tasas y
contribuciones con la aplicación de la coactiva, además no cuenta con un registro
adecuado por años que posibilite identificar la morosidad.
19. No se ejerció un control adecuado contable y físico de inversiones en valores, por
cuanto no se contaba con una reglamentación interna que normara la compra/venta.
El control era manual y algunas cuentas estaban en sucres.
20. Todas las órdenes de compra fueron firmadas por el Alcalde, pasando por encima del
Jefe de Adquisiciones y del artícuklo 12 del Reglamento para Adquisición de Bienes.
21. Inconsistencias en el registro de los Bienes Muebles.
22. Falta de transferencia de los fondos ajenos.
2. Detalle de las inobservancias contempladas en
el informe de evaluación asociadas a las
Normas de Control Interno para el Sector Público
el informe de evaluación asociadas a las
Normas de Control Interno para el Sector Público
¿Qué considera la Norma de Control Interno 110-04?
TITULO: INDICADORES DE GESTION
Un indicador es la unidad que permite medir el alcancede una meta.
La planificación estratégica y la planificación operativa anual de cualquier entidad
pública, se evaluará mediante la aplicación de indicadores en términos cualitativos y
cuantitativos.
Se entiende por indicadores de gestión a los criterios que se utilizan para evaluar el
comportamiento de las variables. El indicador es la identificación de la realidad que se
pretende transformar. Los indicadores pretenden valorar las modificaciones
(variaciones, dinámicas) de las características de la unidad de análisis establecida,
es decir, de los objetivos institucionales y programáticos.
(variaciones, dinámicas) de las características de la unidad de análisis establecida,
es decir, de los objetivos institucionales y programáticos.
Si la máxima autoridad o el grupo planificador no encuentran los indicadores que permitan
valorar los avances y logros de la acción institucional, será necesario desarrollar sus propios
indicadores, aportando a la conformación de un banco de indicadores y a su mayor
seguridad en los procesos de valoración y evaluación de planes,programas y proyectos
sociales.
Cada uno de los objetivos, independientemente del nivel de planificación a que pertenezca,
serán descompuestos en variables relevantes, y a cada variable se le formulará al menos
un indicador a través del cual se pueda valorar y evaluar la dinámica de dichas variables,
dando origen así a la trilogía para el desarrollo de cualquier indicador social: objetivos,
variables e indicadores.
Existe una ruta para desarrollar estos indicadores, la cual se inicia con la focalización de
los objetivos tanto institucionales como programáticos y de proyectos, convirtiéndose
éstos en las unidades de análisis, los que a su vez, desglosados, arrojan las variables
relevantes que caracterizan el objetivo, el último paso será establecer el o los objetivos
que permita identificar y seleccionar variables relevantes.
Para formular el indicador, característica o variable relevante seleccionada,
correspondiente a cada tema, sólo basta convertir y expresar el objetivo y sus variables
en patrón o categoría de valoración y evaluación, haciéndose las preguntas.
Para bajar las normas completas puede bajarla haciendo clic aquí.
140-01
TITULO: DETERMINACION DE RESPONSABILIDADES Y ORGANIZACIÓN
La responsabilidad se entiende como el deber de los funcionarios o empleados de
rendir cuenta ante una autoridad superior y ante la comunidad, por los fondos o
bienes del Estado a su cargo y/o por una misión u objetivo encargado y aceptado.
Constituye un concepto que tiene relación directa con la moral del individuo
que guía su propia conciencia y se refleja en las creencias y compromisos sociales,
culturales, religiosos, fraternales, cívicos e ideológicos, adquiridos durante
su existencia. De allí se deriva la obligación de cada persona de ser responsable.
La máxima autoridad de cada entidad u organismo establecerá por escrito las
políticas que promuevan la responsabilidad en los funcionarios o empleados y la
obligación de rendir cuenta de sus actos ante una autoridad superior y comunicará
a los servidores respecto de sus deberes, grado de autoridad, responsabilidad,
importancia de sus funciones y relaciones jerárquicas dentro de la estructura
organizativa; y, aplicará sistemas de seguimiento e información para verificar si se
cumplen estas disposiciones, a base de lo cual tomará las medidas correctivas que
exijan las circunstancias. Además, la máxima autoridad, conjuntamente con los
empleados que desempeñan funciones de jerarquía, son los encargados de vigilar
el cumplimiento de las responsabilidades de los servidores, con la finalidad de aplicar
las acciones correctivas que fueren necesarias. Al diseñar la organización se
considerarán los factores siguientes:
• La organización será flexible para permitir sincronizar los cambios en su estructura.
Resultantes de modificaciones en los objetivos, planes y políticas.
• La estructura de la organización será lo más simple posible.
• Las unidades orgánicas diseñarán para obtener el máximo de efectividad con el
menor costo posible. Corresponde a cada entidad pública organizarse internamente
de acuerdo con sus fines, las disposiciones legales y administrativas existentes y
los principios generales de organización, todo lo cual constará en el reglamento
orgánico de funciones y en el organigrama estructural correspondiente.
TITULO: DESCRIPCION Y ANALISIS DE CARGOS
Se denomina cargo o puesto al conjunto de actividades, deberes yresponsabilidades
asignadas o delegadas por ley o autoridad competente a una clase específica de acuerdo
al manual y que requiere de una partida presupuestaria específica.
La clasificación ocupacional es el agrupamiento de cargos o puestos en clases por
similitud de deberes y responsabilidades.
La entidad contará con un manual de procedimientos que contenga la descripción de
los requisitos mínimos de todos y cada uno de los cargos que soportan su estructura
administrativa. Este documento será actualizado periódicamente, constituyéndose
en un instrumento valioso para los procesos de reclutamiento, selección y evaluación
de personal.
en un instrumento valioso para los procesos de reclutamiento, selección y evaluación
de personal.
300–02
TITULO: SELECCION DE PERSONAL
La selección de personal es un proceso técnico que comprende la convocatoria,
evaluación y selección de los aspirantes más idóneos para ocupar cargos en la entidad.
La selección permite identificar al personal por su conocimiento y experiencia,
debiendo asegurarse que cada servidor que ingresa a la entidad reúna los requisitos
establecidos en el manual ocupacional, los mismos que serán acreditados
documentadamente por los aspirantes. Para seleccionar al personal, se efectuará un
análisis del cargo y los requisitos que posea el interesado, así como también se analizará
la necesidad de llenar los cargos vacantes tomando en consideración que exista la
disponibilidad presupuestaria.
Para ocupar un cargo público será condición obligatoria, que la persona no tenga
antecedentes que pongan en duda su moralidad y honradez y que no se encuentre
sancionada por perjuicios en contra del Estado o por negligencia en el desempeño de
un puesto anterior, según las disposiciones legales pertinentes.
No podrán ocupar cargos públicos quienes no cumplan con los requisitos mínimos
establecidos para cada cargo o función existente en el ente.
Para cualquier subrogación de funciones es necesario que la persona seleccionada
reúna los requisitos mínimos exigidos para ocupar el mencionado cargo.
300–04
TITULO: CAPACITACION Y ENTRENAMIENTO PERMANENTE
La máxima autoridad de cada entidad dispondrá que los servidores sean entrenados y
capacitados en forma obligatoria, constante y progresiva, en función de las áreas de
especialización y del cargo que desempeñan.
La capacitación es un proceso continuo de orientación-aprendizaje, mediante el
cual se desarrollan las habilidades y destrezas de los servidores, que les permitan
un mejor desempeño en sus labores habituales. Puede ser interna y externa, de
acuerdo a un programa permanente, aprobado y que pueda brindar aportes a la
institución. La capacitación es un esfuerzo que realiza la entidad para mejorar el
desempeño de los servidores, por lo tanto, el tipo de capacitación debe estar en
relación directa con el puesto que ocupan.
El personal de la institución recibirá la capacitación necesaria para el buen
desempeño de sus funciones.
En la selección del personal a capacitarse se considerarán fundamentalmente:
1. La misión y los objetivos de la entidad.
2. Las necesidades de capacitación.
3. El conocimiento requerido para el ejercicio de la función.
4. Las perspectivas de aplicación del nuevo conocimiento en el desempeño de sus
funciones, por parte de la persona seleccionada.
5. Que la designación recaiga en una persona que no haya concurrido ante
riormente a eventos similares.
Los servidores designados por la entidad para recibir capacitación externa, están
en la obligación de difundir los conocimientos adquiridos al interior de su
dependencia, a efecto de mejorar el rendimiento de todo el grupo.
Para garantizar este proceso la entidad emitirá un reglamento que contenga los
aspectos inherentes a la capacitación y las obligaciones que asumirán los servidores
capacitados.
300–05
TITULO: ROTACION, EVALUACION E INCENTIVOS
La rotación del personal incluye un conjunto de acciones que están orientadas a ampliar
sus conocimientos y experiencias, con el objeto de fortalecer la gestión institucional.
La rotación de personal, es la acción que conlleva al desplazamiento del servidor a nuevas
funciones dentro de la misma área de trabajo con el propósito de ampliar sus
conocimientos, disminuir errores y evitar la existencia de personal indispensable.
Con el fin de aprovechar al máximo los esfuerzos y capacidades de los recursos
humanos, se efectuarán cambios periódicos de tareas a los servidores que cumplen
funciones similares dentro de las áreas financiera y administrativa, esto les permitirá
que estén capacitados para cumplir cualquier actividad con eficiencia y efectividad.
La máxima autoridad reconocerá obligatoriamente los títulos y grados académicos
alcanzados por el servidor público, a nivel superior y de postgrado así como la
publicación de libros, entre otros.
De presentarse vacantes en las instituciones, éstas se llenarán con personal de la misma
entidad previo la realización de un concurso interno de merecimientos, de no existir
participantes, la vacante se llenará por profesionales que se someterán al mismo
proceso de selección. Los resultados de estos concursos lo podrán conocer los
participantes.
La evaluación del personal es un proceso técnico que consiste en determinar si el
servidor rinde de acuerdo con las exigencias del cargo que ocupa en la entidad.
La evaluación de personal es de importancia vital y será efectuada por el jefe que
directamente supervisa la labor del servidor con la participación de la Dirección de
Recursos Humanos, quienes deben apreciar objetivamente su desempeño, a efecto
de no distorsionar la información que frecuentemente se consigna en los formatos de
evaluación. Los resultados de la evaluación de personal se utilizan también para otras
acciones de personal, como son: la capacitación, promoción y ascensos. La Dirección
de Recursos Humanos formulará políticas y procedimientos de evaluación de personal
y los someterá a la aprobación de la máxima autoridad de la entidad y los divulgará
entre todos los servidores, con el propósito de que estén al tanto de la forma como se
evalúa su rendimiento.
Así mismo, están en la obligación de comunicar a los servidores, el resultado
de su evaluación periódica y tomar acciones para mejorar su nivel de rendimiento.
Se definirá una escala de sueldos e incentivos, de conformidad con las leyes de
la materia, de forma que se retribuya apropiadamente por la responsabilidad y
dedicación con que ha sido desempeñado cada uno de los cargos.
240–02
TITULO: CONCILIACION Y CONSTATACION
Una persona independiente del registro y manejo del mayor auxiliar o general
de anticipos de fondos y cuentas por cobrar se encargará de efectuar la
conciliación entre estos registros, verificando que los saldos de los auxiliares
concilien el saldo de la cuenta del mayor general.
de anticipos de fondos y cuentas por cobrar se encargará de efectuar la
conciliación entre estos registros, verificando que los saldos de los auxiliares
concilien el saldo de la cuenta del mayor general.
Se efectuarán constataciones físicas sorpresivas de los valores a cobrar por lo
menos trimestralmente, por servidores independientes de su control, registro
o manejo de efectivo, comprobando la legalidad de los documentos de respaldo.
El responsable del área financiera, por lo menos una vez al año, enviará a los
deudores los estados de cuenta de sus movimientos y saldos a fin de confirmarlos,
siempre que la naturaleza de las operaciones lo justifique.
230-07
TITULO: ARQUEOS SORPRESIVOS DE LOS VALORES EN EFECTIVO
Los valores en efectivo, incluyendo los que se encuentran en poder de los
recaudadores de la entidad, estarán sujetos a verificaciones mediante arqueos
periódicos y sorpresivos con la finalidad de determinar su existencia física y
comprobar su igualdad con los saldos contables.
Dichos arqueos se realizarán con la frecuencia necesaria para su debido
control y registro.
control y registro.
Todo el efectivo y valores deben contarse a la vez y en presencia del servidor
responsable de su custodia, debiendo obtenerse su firma como prueba que el arqueo
se realizó en su presencia y que el efectivo y valores le fueron devueltos en
su totalidad.
Estos arqueos serán efectuados por la unidad de Auditoría Interna o por
personas delegadas por el director financiero, que sean independientes
de las funciones de registro, autorización y custodia de fondos.
personas delegadas por el director financiero, que sean independientes
de las funciones de registro, autorización y custodia de fondos.
Si durante el arqueo de fondos o valores se detectare iregularidades, se
comunicará inmediatamente este particular a la autoridad competente y
a la Unidad de Auditoría Interna, para que adopten las medidas
correctivas necesarias.
comunicará inmediatamente este particular a la autoridad competente y
a la Unidad de Auditoría Interna, para que adopten las medidas
correctivas necesarias.
De esta diligencia y de los resultados obtenidos se dejará constancia
escrita y firmada por las personas que intervinieron en el arqueo.
escrita y firmada por las personas que intervinieron en el arqueo.
230-05
TITULO: MEDIDAS DE PROTECCION DE LAS RECAUDACIONES
La máxima autoridad de cada entidad pública y el responsable de tesorería
adoptarán las medidas para resguardar los fondos que se recauden
directamente, mientras permanezcan en poder de la entidad y en tránsito
para depósito en los bancos.
adoptarán las medidas para resguardar los fondos que se recauden
directamente, mientras permanezcan en poder de la entidad y en tránsito
para depósito en los bancos.
El personal a cargo del manejo o custodia de fondos o valores estará
respaldado por una garantía razonable y suficiente de acuerdo a su grado
de responsabilidad.
respaldado por una garantía razonable y suficiente de acuerdo a su grado
de responsabilidad.
Estas medidas de respaldo podrán incluir la exigencia de una caución
suficiente al recaudador, la contratación de pólizas de seguro, la utilización
de equipos con mecanismos de control automático de los cobros o de la
secuencia y cantidad de comprobantes, seguridad física de las instalaciones,
la asignación de personal de seguridad, la contratación de empresas de
transporte de valores o depósitos en bancos que ofrezcan este servicio.
210–05
TITULO: OPORTUNIDAD EN EL REGISTRO DE LOS HECHOS
ECONOMICOS
Las operaciones deben registrarse en el momento en que ocurren, a fin
de que la información continúe siendo relevante y útil para la entidad
que tiene a su cargo el control de las operaciones y la toma de
decisiones. El registro oportuno de la información en los libros de
entrada original, en los mayores generales y auxiliares, es un factor
esencial para asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información.
La clasificación apropiada de las operaciones es necesaria para
garantizar que la dirección disponga de información confiable. Una
clasificación apropiada implica organizar y procesar la información, a
partir de la cual serán elaborados los reportes y los estados financieros
de la entidad.
Estos registros podrán elaborarse en forma manual o computarizada y
se mantendrán de manera que garantice la integridad de la información.
210–06
TITULO: CONCILIACION DE LOS SALDOS DE LAS
CUENTAS
Las conciliaciones son procedimientos necesarios para verificar la
conformidad de una situación reflejada en los registros contables.
Constituyen pruebas cruzadas entre datos de dos fuentes internas
diferentes o de una interna con otra externa, proporcionan
confiabilidad sobre la información financiera registrada. Permite
detectar diferencias y explicarlas efectuando ajustes o
regularizaciones cuando sean necesarias.
Los saldos de los auxiliares se conciliarán periódicamente con los
saldos de la respectiva cuenta del mayor general, sean éstos elaborados
en forma manual o computarizado, con la finalidad de detectar la
existencia de errores para efectuar los ajustes correspondientes.
Los funcionarios o empleados encargados de realizar la conciliación,
serán independientes del registro, autorización y custodia de los
recursos.
Los responsables de efectuar las conciliaciones de las cuentas, dejarán
constancia por escrito de los resultados, y en el caso de determinar
diferencias, se notificará por escrito a fin de tomar las acciones
correctivas por parte de la máxima autoridad.
240–01
TITULO: ANALISIS Y CONFIRMACION DE SALDOS.
Los valores pendientes de cobro serán analizados periódicamente
porparte del encargado de las cobranzas y del ejecutivo máximo del
área financiera para determinar la morosidad, las gestiones de cobro
realizadas, los derechos y la antigüedad del saldo de las cuentas.
Los problemas encontrados serán resueltos o super a dos dentro de un
tiempo razonable, para impedir la prescripción o incobrabilidad de los
valores.
Este análisis será efectuado periódicamente, de preferencia en forma
mensual, para verificar la eficiencia de la recaudación de las cuentas
vencidas.
En caso de determinar alguna irregularidad en el saldo, éste será
investigado y analizado para efectuar las acciones correctivas y los
ajustes que amerite.
230-02
TITULO: RECAUDACION Y DEPOSITO DE LOS INGRESOS.
Los ingresos se recaudarán en efectivo, cheque certificado o cheque
cruzado a nombre de la entidad y serán revisados, depositados y registrados
en la cuenta corriente abierta a nombre de la entidad en un banco oficial
o un banco privado debida y legalmente autorizado, durante el curso del
día de recaudación o máximo el día hábil siguiente.
Los bancos corresponsales que integran y operan con el sistema de red
bancaria nacional, cuando recauden ingresos públicos, informarán a las
entidades públicas generadoras y propietarias de dichos ingresos, máximo
dentro de las 24 horas de efectuada la recaudación.
Las recaudaciones directas serán depositadas en las cuentas bancarias
establecidas por la entidad, en el curso del día de recaudación o máximo
el día hábil siguiente, pudiendo consignarse en varios depósitos parciales
cuando sean por montos que impliquen un gran riesgo conservarlos en la
entidad pública.
Los ingresos serán depositados en forma completa e intacta, según se hayan
recibido, por tanto, está prohibido cambiar cheques, efectuar pagos o
préstamos con los dineros producto de la recaudación
230–14
TITULO: CONTROL Y CUSTODIA DE GARANTIAS Y
FIANZAS
Existen contratos que celebran las entidades del Sector Público
cuyas condiciones generales estipulan la presentación de garantías
y fianzas otorgadas por los contratistas o proveedores para proseguir
con su ejecución. Algunos de éstos son los contratos de obras,
contratos por adquisición de bienes, la contratación de servicios
profesionales, entre otros, que prevén el pago de anticipos o se
entregan adelantos, previa la presentación de una garantía o
fianza. Así mismo algunas transacciones por prestación de servicios
o compra de bienes sujetos a entrega posterior, deben requerir de
los proveedores la presentación de garantías y fianzas de
conformidad a las estipuladas en la Ley de Contratación Pública y
su Reglamento, no pudiendo la tesorería efectuar ningún pago
sin el previo cumplimiento de este requisito.
Es importante que la tesorería se constituya en un elemento de
control para el adecuado cumplimiento de este requisito formal
en los aspectos siguientes:
• Las garantías cumplirán con los requisitos señalados en las
disposiciones legales vigentes.
• La recepción de los documentos se efectuará previo al pago de los
anticipos, en cuyo proceso se verificará que las garantías y fianzas
sean solidarias, incondicionales, irrevocables y de realización
automática.
• Custodia organizada de las garantías y fianzas.
• Control de vencimientos de las garantías y fianzas recibidas.
La tesorería informará oportunamente al nivel superior sobre
los vencimientos de las garantías y fianzas, a fin de que se tomen
las decisiones adecuadas, en cuanto a requerir su renovación o
ejecución, según sea el caso.
230-06
TITULO: FONDOS DE REPOSICION
Son recursos financieros entregados en calidad de anticipos destinados
a cubrir gastos específicos, serán adecuadamente controlados, con el fin
de precautelar una apropiada y documentada rendición de cuentas y la
devolución de los montos no utilizados.
Existen operaciones mediante las cuales se entregan fondos a rendir
cuentas a entidades o funcionarios públicos. Este tipo de operaciones se
da generalmente en la ejecución de programas, cuya cobertura abarca
diversas zonas alejadas de la sede principal. También cuando se efectúan
proyectos por encargo entre entidades del Estado; y, cuando se producen
entregas en efectivo para gastos de viaje del personal en comisión de
servicios.
El área de contabilidad debe implementar procedimientos de control y de
información sobre la situación, antigüedad y monto de los saldos sujetos a
rendición de cuenta o devolución de fondos, a fin de proporcionar a los
niveles directivos, elementos de juicio que permitan corregir desviaciones
que incidan sobre una gestión eficiente.
Con el fin de dar mayor agilidad a los procedimientos administrativos de las
entidades sobre este tipo de las operaciones y hechos económicos, se
podrá utilizar las cuentas auxiliares Fondos Rotativos, Fondos a Rendir
Cuentas y Fondos Fijos de Caja Chica.
FONDOS ROTATIVOS:
Fondos rotativos son valores fijos asignados para la
administración de un fin específico y se mantendrán
depositados en una cuenta corriente independiente
a nombre de la entidad o proyecto. Dichos fondos se
utilizarán exclusivamente en los fines para los que
fueron asignados; la cuenta corriente será cerrada
una vez cumplido el propósito para el que fue creada.
administración de un fin específico y se mantendrán
depositados en una cuenta corriente independiente
a nombre de la entidad o proyecto. Dichos fondos se
utilizarán exclusivamente en los fines para los que
fueron asignados; la cuenta corriente será cerrada
una vez cumplido el propósito para el que fue creada.
Estos fondos deben restringirse al mínimo posible, generalmente sirven
para lograr un mejor control contable en oficinas regionales sobre proyectos
de construcción, carreteras, entre otras, su reposición se realiza a base de la
documentación remitida por el responsable del manejo del fondo para su
debida contabilización.
La emisión del cheque de reposición o la nota de crédito cuando se trate
de transferencia, constituyen los únicos documentos para el registro contable
de los desembolsos del fondo.
FONDOS A RENDIR CUENTAS:
Son valores en efectivo entregados para gastos de viajes al personal en
comisión de servicios, cuyas actividades las ejecutan en zonas geográficas
alejadas de la sede principal.
FONDOS FIJOS DE CAJA CHICA:
El uso de fondos en efectivo sólo debe implementarse por razones de
agilidad y costo. Cuando la demora en la tramitación rutinaria de un
gasto puede afectar la eficiencia de la operación y su monto no amerite
la emisión de un cheque, se justifica la autorización de un fondo para
pagos en efectivo destinado a estas operaciones.
El fondo fijo es un monto permanente y renovable, utilizado
generalmente para cubrir gastos menores y urgentes denominado caja
chica.
Estos pagos se harán en efectivo y estarán sustentados en
comprobantes prenumerados, debidamente preparados y autorizados.
Los montos de los fondos de caja chica se fijarán de acuerdo a la
reglamentación emitida por el Ministerio de Economía y Finanzas y
por la misma entidad y serán manejados por personas independientes
del cajero y de quienes administren dinero o efectúen labores
contables.
El manejo o utilización de un fondo de caja chica ahorrará tiempo y
permitirá que las operaciones de valor reducido sean realizadas
oportunamente.
120-04
TITULO: SISTEMA DE INFORMACION Y COMUNICACIÓN
Está constituido porlos métodos establecidos para registrar, procesar,
resumir e informar sobre las operaciones administrativas y financieras
de una entidad. La calidad y oportunidad de la información que brinda
el sistema afecta la capacidad de la máxima autoridad para adoptar
decisiones adecuadas que permitan controlar las actividades de la
entidad y preparar información confiable.
En el sector público el sistema integrado de información financiera se
sustentará en una base de datos central y única, cuyo soporte será
la informática y las telecomunicaciones, accesible para todos los usuarios
de las áreas de presupuesto, tesorería, contabilidad y deuda pública.
El sistema de información permite a la máxima autoridad evaluar los
resultados de su gestión en la entidad versus los objetivos predefinidos,
es decir, busca obtener información sobre su nivel de desempeño.
Los factores que conforman el sistema de información y comunicación
son:
• Estrategias y sistemas integrados de información
• La calidad y oportunidad de la información
• Comunicación e información interna
• Comunicación e información externa
• Medios de comunicación
• Evaluación
240–01
TITULO: ANALISIS Y CONFIRMACION DE SALDOS.
Los valores pendientes de cobro serán analizados periódicamente
porparte del encargado de las cobranzas y del ejecutivo máximo del
área financiera para determinar la morosidad, las gestiones de cobro
realizadas, los derechos y la antigüedad del saldo de las cuentas.
Los problemas encontrados serán resueltos o super a dos dentro
de un tiempo razonable, para impedir la prescripción o
incobrabilidad de los valores.
de un tiempo razonable, para impedir la prescripción o
incobrabilidad de los valores.
Este análisis será efectuado periódicamente, de preferencia en
formamensual, para verificar la eficiencia de la recaudación de
las cuentas vencidas.
En caso de determinar alguna irregularidad en el saldo, éste será
investigado y analizado para efectuar las acciones correctivas y los
ajustes que amerite.
240–01
TITULO: ANALISIS Y CONFIRMACION DE SALDOS.
Los valores pendientes de cobro serán analizados periódicamente
porparte del encargado de las cobranzas y del ejecutivo máximo del
área financiera para determinar la morosidad, las gestiones de cobro
realizadas, los derechos y la antigüedad del saldo de las cuentas.
Los problemas encontrados serán resueltos o super a dos dentro
de un tiempo razonable, para impedir la prescripción o
incobrabilidad de los valores.
de un tiempo razonable, para impedir la prescripción o
incobrabilidad de los valores.
Este análisis será efectuado periódicamente, de preferencia en
formamensual, para verificar la eficiencia de la recaudación de
las cuentas vencidas.
En caso de determinar alguna irregularidad en el saldo, éste será
investigado y analizado para efectuar las acciones correctivas y los
ajustes que amerite.
FIN
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