La contraloría social: Un Derecho del Pueblo

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29 diciembre de 2013


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¿Qué da inicio a este trabajo?
 
La Contraloría General del Estado envía al Municipio de Loja el oficio 03677 de fecha 28 de febrero de 2009 con el asunto: "Comunicando glosa y deficiencias administrativas". Este documento es recibido en el Archivo General el 04 de marzo del 2009 bajo el número de trámite C21453.






Aunque el asunto es de glosa y deficiencias administrativas del período 2000-2004 me referiré únicamente a las deficiencias.


¿Y cuál es el objetivo de este trabajo?

 
Manejar asuntos municipales no es cosa de prédicas, sino de un buen desempeño apegado a las normas. La ciudadanía debe estar informada de pasadas deficiencias administrativas para ayudar a que su voto sea una elección razonada.

Una ciudadanía informada es derecho inalienable y por tanto es preciso señalar las fallas en la administración y gestión municipal del abogado Castillo, en su paso por la alcaldía en el período 2000-2004 que el informe documenta.


¿Y qué determina el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado con respecto a las obsrvaciones?


  Art. 92. Recomendaciones de auditoría

Las recomendaciones de auditoría, una vez comunicadas a las instituciones del Estado y a sus servidores, deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio; serán objeto de seguimiento y su inobservancia será sancionada por la Contraloría General del Estado



¿La Contraloría General del Estado hizo algunas recomendaciones a la gestión del abogado Castillo?

 
Sí, se hicieron en su oportunidad 37 recomendaciones.


¿La Contraloría General del Estado evaluó el cumplimiento de las observaciones?

Sí. Con el resultado siguiente:


DEFICIENCIAS ADMINISTRATIVAS






1.  Resumen de las inobservancias contempladas en 
      el informe de evaluación asociadas a las
     Normas de Control Interno para el Sector Público


       2.     No se fijaron mecanismos de evaluación, a través de indicadores de gestión, medidas
               de desempeño u otros factores, lo que no posibilitó el seguimiento al cumplimiento
               de objetivos.

       3.     No existía el Manual de Funciones que determinan los deberes y atribuciones para
               cada funcionario.

       4.    No existía manual de Procedimientos que contenga los requisitos mínimos
              para ocupar los diferentes cargos. En la mayoría de casos el ingreso de personal fue
              por contrato  o nombramiento a criterio de la máxima autoridad.

       5.    No se contaba con un plan de capacitación para personal. 

       6.    No se realizó rotación de personal, especialmente en el área financiera donde se 
              mantuvieron funcionarios por varios años.

       7.   Se encontraron discrepancias entre saldos de la Unidad de Recaudaciones   y
             Contabilidad. No se hicieron constataciones físicas y sorpresivas por los valores a
             cobrar.

       8.   No se practicaban los arqueos sorpresivos a los valores que ingresan a las Oficinas
             de Recaudación.

       9.   No existía un registro confiable y oportuno para control de las especies valoradas, así  
             como falta de actas de entrega/recepción.

       10.  No se entregaba mensualmente a la máxima autoridad, la información producida por
              el sistema de Información PROGFIM.

            No se realizaron las notas explicativas a los estados financieros y no se incluyó la
            conformación  de los saldos de las cuentas patrimoniales.

            Los anexos de las cuentas por cobrar, no revelan las fechas de los derechos y
            obligaciones lo cual no permitía establecer la morosidad.

      11. No se contaba con un instructivo para regular la utilización y movilización de los 
            vehículos. También existía un vehículo sin matricular.

      12. Negligencia en la protección de las recaudaciones.

      13. No se contaba con un registro adecuado y oportuno de las Garantías y Fianzas 
            otorgadas por los contratistas y proveedores, siendo costumbre recibir Letras de
            Cambio.

      14. La entidad mantuvo exceso de cuentas corrientes bancarias y fondos de reposición.

      15. Inadecuado control sobre las liquidaciones por contratos. Existencia  de actas de
             recepción provisionales suscritas por los delegados o representantes desigandos por la
             máxima autoridad y el interesado.

      16. Falta de coordinación entre departamentos Financiero  y Tesorería. Muchas garantías
            constituidas por letras de cambio fueron recibidas sin fecha de vencimiento y sin el 
            nombre del beneficiario, es decir documentos presentados en blanco al Municipio.

     17. Varias cuentas por cobrar no contienen documentación que respalde su registro y con
           saldos que se mantienen por más de cinco años.

     18. No se implementó una política adecuada para el cobro de impuestos, tasas y 
           contribuciones con la aplicación de la coactiva, además no cuenta con un registro
           adecuado por años que posibilite identificar la morosidad.

    19. No se ejerció un control adecuado contable y físico de inversiones en valores, por
          cuanto no se contaba con una reglamentación interna que normara la compra/venta. 
          El control era manual y algunas cuentas estaban en sucres.

    20. Todas las órdenes de compra fueron firmadas por el Alcalde, pasando por encima del 
           Jefe de Adquisiciones y del artícuklo 12 del Reglamento para Adquisición de Bienes.

    21. Inconsistencias en el registro de los Bienes Muebles.

    22. Falta de transferencia de los fondos ajenos.




2. Detalle de las inobservancias contempladas en 
      el informe de evaluación asociadas a las
     Normas de Control Interno para el Sector Público





¿Qué considera la Norma de Control Interno 110-04?

TITULO: INDICADORES DE GESTION
Un indicador es la unidad que permite medir el alcancede una meta.
La planificación estratégica y la planificación operativa anual de cualquier entidad 
pública, se evaluará mediante la aplicación de indicadores en términos cualitativos y 
cuantitativos. 
Se entiende por indicadores de gestión a los criterios que se utilizan para evaluar el 
comportamiento de las variables. El indicador es la identificación de la realidad que se 
pretende transformar. Los indicadores pretenden valorar las modificaciones
(variaciones, dinámicas) de las características de la unidad de análisis establecida, 
es decir, de los objetivos institucionales y programáticos.
Si la máxima autoridad o el grupo planificador no encuentran los indicadores que permitan
valorar los avances y logros de la acción institucional, será necesario desarrollar sus propios
indicadores, aportando a la conformación de un banco de indicadores y a su mayor 
seguridad en los procesos de valoración y evaluación de planes,programas y proyectos 
sociales.
Cada uno de los objetivos, independientemente del nivel de planificación a que pertenezca, 
serán descompuestos en variables relevantes, y a cada variable se le formulará al menos 
un indicador a través del cual se pueda valorar y evaluar la dinámica de dichas variables, 
dando origen así a la trilogía para el desarrollo de cualquier indicador social: objetivos, 
variables e indicadores.
Existe una ruta para desarrollar estos indicadores, la cual se inicia con la focalización de 
los objetivos tanto institucionales como programáticos y de proyectos, convirtiéndose 
éstos en las unidades de análisis, los que a su vez, desglosados, arrojan las variables 
relevantes que caracterizan el objetivo, el último paso será establecer el o los objetivos 
que permita identificar y seleccionar variables relevantes.
Para formular el indicador, característica o variable relevante seleccionada, 
correspondiente a cada tema, sólo basta convertir y expresar el objetivo y sus variables 
en patrón o categoría de valoración y evaluación, haciéndose las preguntas.


Para bajar las normas completas puede bajarla haciendo clic aquí.










140-01
TITULO: DETERMINACION DE RESPONSABILIDADES Y ORGANIZACIÓN
La responsabilidad se entiende como el deber de los funcionarios o empleados de 
rendir cuenta ante una autoridad superior y ante la comunidad, por los fondos o 
bienes del Estado a su cargo y/o por una misión u objetivo encargado y aceptado. 
Constituye un concepto que tiene relación directa con la moral del individuo 
que guía su propia conciencia y se refleja en las creencias y compromisos sociales, 
culturales, religiosos, fraternales, cívicos e ideológicos, adquiridos durante 
su existencia. De allí se deriva la obligación de cada persona de ser responsable.
La máxima autoridad de cada entidad u organismo establecerá por escrito las 
políticas que promuevan la responsabilidad en los funcionarios o empleados y la 
obligación de rendir cuenta de sus actos ante una autoridad superior y comunicará 
a los servidores respecto de sus deberes, grado de autoridad, responsabilidad, 
importancia de sus funciones y relaciones jerárquicas dentro de la estructura 
organizativa; y, aplicará sistemas de seguimiento e información para verificar si se 
cumplen estas disposiciones, a base de lo cual tomará las medidas correctivas que 
exijan las circunstancias. Además, la máxima autoridad, conjuntamente con los 
empleados que desempeñan funciones de jerarquía, son los encargados de vigilar 
el cumplimiento de las responsabilidades de los servidores, con la finalidad de aplicar 
las acciones correctivas que fueren necesarias. Al diseñar la organización se 
considerarán los factores siguientes:
•  La organización será flexible para permitir sincronizar los cambios en su estructura.
   Resultantes de modificaciones en los objetivos, planes y políticas.
•  La estructura de la organización será lo más simple posible. 
•  Las unidades orgánicas diseñarán para obtener el máximo de efectividad con el 
    menor costo posible. Corresponde a cada entidad pública organizarse internamente 
    de acuerdo con sus fines, las disposiciones legales y administrativas existentes y 
    los principios generales de organización, todo lo cual constará en el reglamento 
    orgánico de funciones y en el organigrama estructural correspondiente.




300–01
TITULO: DESCRIPCION Y ANALISIS DE CARGOS
Se denomina cargo o puesto al conjunto de actividades, deberes yresponsabilidades 
asignadas o delegadas por ley o autoridad competente a una clase específica de acuerdo 
al manual y que requiere de una partida presupuestaria específica.
La clasificación ocupacional es el agrupamiento de cargos o puestos en clases por 
similitud de deberes y responsabilidades.
La entidad contará con un manual de procedimientos que contenga la descripción de 
los requisitos mínimos de todos y cada uno de los cargos que soportan su estructura 
administrativa. Este documento será actualizado periódicamente, constituyéndose 
en un instrumento valioso para los procesos de reclutamiento, selección y evaluación 
de personal.

300–02
TITULO: SELECCION DE PERSONAL
La selección de personal es un proceso técnico que comprende la convocatoria, 
evaluación y selección de los aspirantes más idóneos para ocupar cargos en la entidad. 
La selección permite identificar al personal por su conocimiento y experiencia, 
debiendo asegurarse que cada servidor que ingresa a la entidad reúna los requisitos 
establecidos en el manual ocupacional, los mismos que serán acreditados 
documentadamente por los aspirantes. Para seleccionar al personal, se efectuará un 
análisis del cargo y los requisitos que posea el interesado, así como también se analizará 
la necesidad de llenar los cargos vacantes tomando en consideración que exista la 
disponibilidad presupuestaria.
Para ocupar un cargo público será condición obligatoria, que la persona no tenga 
antecedentes que pongan en duda su moralidad y honradez y que no se encuentre 
sancionada por perjuicios en contra del Estado o por negligencia en el desempeño de 
un puesto anterior, según las disposiciones legales pertinentes. 
No podrán ocupar cargos públicos quienes no cumplan con los requisitos mínimos 
establecidos para cada cargo o función existente en el ente.
Para cualquier subrogación de funciones es necesario que la persona seleccionada  
 reúna los requisitos mínimos exigidos para ocupar el mencionado cargo.






300–04
TITULO: CAPACITACION Y ENTRENAMIENTO PERMANENTE
La máxima autoridad de cada entidad dispondrá que los servidores sean entrenados y
capacitados en forma obligatoria, constante y progresiva, en función de las áreas de 
especialización y del cargo que desempeñan.
La capacitación es un proceso continuo de orientación-aprendizaje, mediante el 
cual se desarrollan las habilidades y destrezas de los servidores, que les permitan 
un mejor desempeño en sus labores habituales. Puede ser interna y externa, de 
acuerdo a un programa permanente, aprobado y que pueda brindar aportes a la 
institución. La capacitación es un esfuerzo que realiza la entidad para mejorar el
desempeño de los servidores, por lo tanto, el tipo de capacitación debe estar en 
relación directa con el puesto que ocupan.
El personal de la institución recibirá la capacitación necesaria para el buen 
desempeño de sus funciones.

En la selección del personal a capacitarse se considerarán fundamentalmente:
1. La misión y los objetivos de la entidad.
2. Las necesidades de capacitación.
3. El conocimiento requerido para el ejercicio de la función.
4. Las perspectivas de aplicación del nuevo conocimiento en el desempeño de sus 
    funciones, por parte de la persona seleccionada. 
5. Que la designación recaiga en una persona que no haya concurrido ante
    riormente a eventos similares.
Los servidores designados por la entidad para recibir capacitación externa, están 
en la obligación de difundir los conocimientos adquiridos al interior de su 
dependencia, a efecto de mejorar el rendimiento de todo el grupo.
Para garantizar este proceso la entidad emitirá un reglamento que contenga los 
aspectos inherentes a la capacitación y las obligaciones que asumirán los servidores 
capacitados.
 















300–05
TITULO: ROTACION, EVALUACION E INCENTIVOS
La rotación del personal incluye un conjunto de acciones que están orientadas a ampliar 
sus conocimientos y experiencias, con el objeto de fortalecer la gestión institucional.

La rotación de personal, es la acción que conlleva al desplazamiento del servidor a nuevas 
funciones dentro de la misma área de trabajo con el propósito de ampliar sus 
conocimientos, disminuir errores y evitar la existencia de personal indispensable.
Con el fin de aprovechar al máximo los esfuerzos y capacidades de los recursos
humanos, se efectuarán cambios periódicos de tareas a los servidores que cumplen 
funciones similares dentro de las áreas financiera y administrativa, esto les permitirá 
que estén capacitados para cumplir cualquier actividad con eficiencia y efectividad.

La máxima autoridad reconocerá obligatoriamente los títulos y grados académicos 
alcanzados por el servidor público, a nivel superior y de postgrado así como la 
publicación de libros, entre otros.
De presentarse vacantes en las instituciones, éstas se llenarán con personal de la misma 
entidad previo la realización de un concurso interno de merecimientos, de no existir 
participantes, la vacante se llenará por profesionales que se someterán al mismo 
proceso de selección. Los resultados de estos concursos lo podrán conocer los 
participantes.

La evaluación del personal es un proceso técnico que consiste en determinar si el 
servidor rinde de acuerdo con las exigencias del cargo que ocupa en la entidad.
La evaluación de personal es de importancia vital y será efectuada por el jefe que 
directamente supervisa la labor del servidor con la participación de la Dirección de 
Recursos Humanos, quienes deben apreciar objetivamente su desempeño, a efecto 
de no distorsionar la información que frecuentemente se consigna en los formatos de
evaluación. Los resultados de la evaluación de personal se utilizan también para otras 
acciones de personal, como son: la capacitación, promoción y ascensos. La Dirección 
de Recursos Humanos formulará políticas y procedimientos de evaluación de personal 
y los someterá a la aprobación de la máxima autoridad de la entidad y los divulgará 
entre todos los servidores, con el propósito de que estén al tanto de la forma como se 
evalúa su rendimiento.

Así mismo, están en la obligación de comunicar a los servidores, el resultado 
de su evaluación periódica y tomar acciones para mejorar su nivel de rendimiento.
Se definirá una escala de sueldos e incentivos, de conformidad con las leyes de 
la materia, de forma que se retribuya apropiadamente por la responsabilidad y 
dedicación con que ha sido desempeñado cada uno de los cargos.
















240–02
TITULO: CONCILIACION Y CONSTATACION
Una persona independiente del registro y manejo del mayor auxiliar o general 
de anticipos de fondos y cuentas por cobrar se encargará de efectuar la 
conciliación entre estos registros, verificando que los saldos de los auxiliares 
concilien el saldo de la cuenta del mayor general.

Se efectuarán constataciones físicas sorpresivas de los valores a cobrar por lo 
menos trimestralmente, por servidores independientes de su control, registro 
o manejo de efectivo, comprobando la legalidad de los documentos de respaldo.

El responsable del área financiera, por lo menos una vez al año, enviará a los 
deudores los estados de cuenta de sus movimientos y saldos a fin de confirmarlos, 
siempre que la naturaleza de las operaciones lo justifique.

 

230-07

TITULO: ARQUEOS SORPRESIVOS DE LOS VALORES EN EFECTIVO
Los valores en efectivo, incluyendo los que se encuentran en poder de los 
recaudadores de la entidad, estarán sujetos a verificaciones mediante arqueos
periódicos y sorpresivos con la finalidad de determinar su existencia física y 
comprobar su igualdad con los saldos contables. 

Dichos arqueos se realizarán con la frecuencia necesaria para su debido 
control y registro.


Todo el efectivo y valores deben contarse a la vez y en presencia del servidor 
responsable de su custodia, debiendo obtenerse su firma como prueba que el arqueo 
se realizó en su presencia y que el efectivo y valores le fueron devueltos en 
su totalidad. 
Estos arqueos serán efectuados por la unidad de Auditoría Interna o por 
personas delegadas por el director financiero, que sean independientes 
de las funciones de registro, autorización y custodia de fondos. 
Si durante el arqueo de fondos o valores se detectare iregularidades, se 
comunicará inmediatamente este particular a la autoridad competente y 
a la Unidad de Auditoría Interna, para que adopten las medidas 
correctivas necesarias.
De esta diligencia y de los resultados obtenidos se dejará constancia 
escrita y firmada por las personas que intervinieron en el arqueo.









230-05
TITULO: MEDIDAS DE PROTECCION DE LAS RECAUDACIONES
La máxima autoridad de cada entidad pública y el responsable de tesorería
adoptarán las medidas para resguardar los fondos que se recauden 
directamente, mientras permanezcan en poder de la entidad y en tránsito 
para depósito en los bancos.

El personal a cargo del manejo o custodia de fondos o valores estará 
respaldado por una garantía razonable y suficiente de acuerdo a su grado 
de responsabilidad.

Estas medidas de respaldo podrán incluir la exigencia de una caución 
suficiente al recaudador, la contratación de pólizas de seguro, la utilización 
de equipos con mecanismos de control automático de los cobros o de la 
secuencia y cantidad de comprobantes, seguridad física de las instalaciones, 
la asignación de personal de seguridad, la contratación de empresas de 
transporte de valores o depósitos en bancos que ofrezcan este servicio.



























210–05
TITULO: OPORTUNIDAD EN EL REGISTRO DE LOS HECHOS
ECONOMICOS
Las operaciones deben registrarse en el momento en que ocurren, a fin
de que la información continúe siendo relevante y útil para la entidad
que tiene a su cargo el control de las operaciones y la toma de 
decisiones. El registro oportuno de la información en los libros de
entrada original, en los mayores generales y auxiliares, es un factor
esencial para asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información.

La clasificación apropiada de las operaciones es necesaria para
garantizar que la dirección disponga de información confiable. Una
clasificación apropiada implica organizar y procesar la información, a
partir de la cual serán elaborados los reportes y los estados financieros
de la entidad.

Estos registros podrán elaborarse en forma manual o computarizada y
se mantendrán de manera que garantice la integridad de la información.

210–06
TITULO: CONCILIACION DE LOS SALDOS DE LAS
CUENTAS

Las conciliaciones son procedimientos necesarios para verificar la
conformidad de una situación reflejada en los registros contables.
Constituyen pruebas cruzadas entre datos de dos fuentes internas
diferentes o de una interna con otra externa, proporcionan 
confiabilidad sobre la información financiera registrada. Permite 
detectar diferencias y explicarlas efectuando ajustes o 
regularizaciones cuando sean necesarias.

Los saldos de los auxiliares se conciliarán periódicamente con los
saldos de la respectiva cuenta del mayor general, sean éstos elaborados
en forma manual o computarizado, con la finalidad de detectar la
existencia de errores para efectuar los ajustes correspondientes.
Los funcionarios o empleados encargados de realizar la conciliación, 
serán independientes del registro, autorización y custodia de los
recursos.

Los responsables de efectuar las conciliaciones de las cuentas, dejarán
constancia por escrito de los resultados, y en el caso de determinar
diferencias, se notificará por escrito a fin de tomar las acciones 
correctivas por parte de la máxima autoridad.


240–01
TITULO: ANALISIS Y CONFIRMACION DE SALDOS.
Los valores pendientes de cobro serán analizados periódicamente
porparte del encargado de las cobranzas y del ejecutivo máximo del 
área financiera para determinar la morosidad, las gestiones de cobro
realizadas, los derechos y la antigüedad del saldo de las cuentas.
Los problemas encontrados serán resueltos o super a dos dentro de un 
tiempo razonable, para impedir la prescripción o incobrabilidad de los 
valores.

Este análisis será efectuado periódicamente, de preferencia en forma
mensual, para verificar la eficiencia de la recaudación de las cuentas
vencidas.

En caso de determinar alguna irregularidad en el saldo, éste será
investigado y analizado para efectuar las acciones correctivas y los
ajustes que amerite.
























230-02
TITULO: RECAUDACION Y DEPOSITO DE LOS INGRESOS.

Los ingresos se recaudarán en efectivo, cheque certificado o cheque
cruzado a nombre de la entidad y serán revisados, depositados y registrados 
en la cuenta corriente abierta a nombre de la entidad en un banco oficial 
o un banco privado debida y legalmente autorizado, durante el curso del 
día de recaudación o máximo el día hábil siguiente.
Los bancos corresponsales que integran y operan con el sistema de red
bancaria nacional, cuando recauden ingresos públicos, informarán a las 
entidades públicas generadoras y propietarias de dichos ingresos, máximo 
dentro de las 24 horas de efectuada la recaudación.
Las recaudaciones directas serán depositadas en las cuentas bancarias 
establecidas por la entidad, en el curso del día de recaudación o máximo 
el día hábil siguiente, pudiendo consignarse en varios depósitos parciales 
cuando sean por montos que impliquen un gran riesgo conservarlos en la 
entidad pública.
Los ingresos serán depositados en forma completa e intacta, según se hayan 
recibido, por tanto, está prohibido cambiar cheques, efectuar pagos o 
préstamos con los dineros producto de la recaudación














230–14
TITULO: CONTROL Y CUSTODIA DE GARANTIAS Y
FIANZAS
Existen contratos que celebran las entidades del Sector Público 
cuyas condiciones generales estipulan la presentación de garantías 
y fianzas otorgadas por los contratistas o proveedores para proseguir 
con su ejecución. Algunos de éstos son los contratos de obras, 
contratos por adquisición de bienes, la contratación de servicios 
profesionales, entre otros, que prevén el pago de anticipos o se 
entregan adelantos, previa la presentación de una garantía o 
fianza. Así mismo algunas transacciones por prestación de servicios 
o compra de bienes sujetos a entrega posterior, deben requerir de 
los proveedores la presentación de garantías y fianzas de 
conformidad a las estipuladas en la Ley de Contratación Pública y 
su Reglamento, no pudiendo la tesorería efectuar ningún pago

sin el previo cumplimiento de este requisito.
Es importante que la tesorería se constituya en un elemento de 
control para el adecuado cumplimiento de este requisito formal 
en los aspectos siguientes:

• Las garantías cumplirán con los requisitos señalados en las
  disposiciones legales vigentes.

• La recepción de los documentos se efectuará previo al pago de los
   anticipos, en cuyo proceso se verificará que las garantías y fianzas
   sean solidarias, incondicionales, irrevocables y de realización
   automática.

• Custodia organizada de las garantías y fianzas.

• Control de vencimientos de las garantías y fianzas recibidas.  
   La tesorería informará oportunamente al nivel superior sobre 
   los vencimientos de las garantías y fianzas, a fin de que se tomen 
   las decisiones adecuadas, en cuanto a requerir su renovación o 
   ejecución, según sea el caso.


















230-06
TITULO: FONDOS DE REPOSICION
Son recursos financieros entregados en calidad de anticipos destinados
a cubrir gastos específicos, serán adecuadamente controlados, con el fin
de precautelar una apropiada y documentada rendición de cuentas y la
devolución de los montos no utilizados.

Existen operaciones mediante las cuales se entregan fondos a rendir
cuentas a entidades o funcionarios públicos. Este tipo de operaciones se
da generalmente en la ejecución de programas, cuya cobertura abarca
diversas zonas alejadas de la sede principal. También cuando se efectúan 
proyectos por encargo entre entidades del Estado; y, cuando se producen 
entregas en efectivo para gastos de viaje del personal en comisión de 
servicios.

El área de contabilidad debe implementar procedimientos de control y de 
información sobre la situación, antigüedad y monto de los saldos sujetos a 
rendición de cuenta o devolución de fondos, a fin de proporcionar a los 
niveles directivos, elementos de juicio que permitan corregir desviaciones 
que incidan sobre una gestión eficiente.

Con el fin de dar mayor agilidad a los procedimientos administrativos de las 
entidades sobre este tipo de las operaciones y hechos económicos, se 
podrá utilizar las cuentas auxiliares Fondos Rotativos, Fondos a Rendir 
Cuentas y Fondos Fijos de Caja Chica.

FONDOS ROTATIVOS:
Fondos rotativos son valores fijos asignados para la
administración de un fin específico y se mantendrán 
depositados en una cuenta corriente independiente 
a nombre de la entidad o proyecto. Dichos fondos se 
utilizarán exclusivamente en los fines para los que 
fueron asignados; la cuenta corriente será cerrada 
una vez cumplido el propósito para el que fue creada.

Estos fondos deben restringirse al mínimo posible, generalmente sirven 
para lograr un mejor control contable en oficinas regionales sobre proyectos 
de construcción, carreteras, entre otras, su reposición se realiza a base de la
documentación remitida por el responsable del manejo del fondo para su 
debida contabilización.

La emisión del cheque de reposición o la nota de crédito cuando se trate
de transferencia, constituyen los únicos documentos para el registro contable 
de los desembolsos del fondo.

FONDOS A RENDIR CUENTAS:
Son valores en efectivo entregados para gastos de viajes al personal en
comisión de servicios, cuyas actividades las ejecutan en zonas geográficas 
alejadas de la sede principal.

FONDOS FIJOS DE CAJA CHICA:
El uso de fondos en efectivo sólo debe implementarse por razones de
agilidad y costo. Cuando la demora en la tramitación rutinaria de un
gasto puede afectar la eficiencia de la operación y su monto no amerite
la emisión de un cheque, se justifica la autorización de un fondo para
pagos en efectivo destinado a estas operaciones.

El fondo fijo es un monto permanente y renovable, utilizado 
generalmente para cubrir gastos menores y urgentes denominado caja
chica.

Estos pagos se harán en efectivo y estarán sustentados en 
comprobantes prenumerados, debidamente preparados y autorizados.
Los montos de los fondos de caja chica se fijarán de acuerdo a la
reglamentación emitida por el Ministerio de Economía y Finanzas y 
por la misma entidad y serán manejados por personas independientes 
del cajero y de quienes administren dinero o efectúen labores 
contables.

El manejo o utilización de un fondo de caja chica ahorrará tiempo y
permitirá que las operaciones de valor reducido sean realizadas
oportunamente.
















120-04
TITULO: SISTEMA DE INFORMACION Y COMUNICACIÓN
Está constituido porlos métodos establecidos para registrar, procesar,
resumir e informar sobre las operaciones administrativas y financieras
de una entidad. La calidad y oportunidad de la información que brinda
el sistema afecta la capacidad de la máxima autoridad para adoptar
decisiones adecuadas que permitan controlar las actividades de la
entidad y preparar información confiable.
En el sector público el sistema integrado de información financiera se
sustentará en una base de datos central y única, cuyo soporte será
la informática y las telecomunicaciones, accesible para todos los usuarios
de las áreas de presupuesto, tesorería, contabilidad y deuda pública.
El sistema de información permite a la máxima autoridad evaluar los
resultados de su gestión en la entidad versus los objetivos predefinidos,
es decir, busca obtener información sobre su nivel de desempeño.

Los factores que conforman el sistema de información y comunicación
son:
• Estrategias y sistemas integrados de información
• La calidad y oportunidad de la información
• Comunicación e información interna
• Comunicación e información externa
• Medios de comunicación
• Evaluación
























240–01
TITULO: ANALISIS Y CONFIRMACION DE SALDOS.
Los valores pendientes de cobro serán analizados periódicamente
porparte del encargado de las cobranzas y del ejecutivo máximo del 
área financiera para determinar la morosidad, las gestiones de cobro
realizadas, los derechos y la antigüedad del saldo de las cuentas.
Los problemas encontrados serán resueltos o super a dos dentro 
de un tiempo razonable, para impedir la prescripción o 
incobrabilidad de los valores.

Este análisis será efectuado periódicamente, de preferencia en 
formamensual, para verificar la eficiencia de la recaudación de 
las cuentas vencidas.

En caso de determinar alguna irregularidad en el saldo, éste será
investigado y analizado para efectuar las acciones correctivas y los
ajustes que amerite.














240–01
TITULO: ANALISIS Y CONFIRMACION DE SALDOS.
Los valores pendientes de cobro serán analizados periódicamente
porparte del encargado de las cobranzas y del ejecutivo máximo del 
área financiera para determinar la morosidad, las gestiones de cobro
realizadas, los derechos y la antigüedad del saldo de las cuentas.
Los problemas encontrados serán resueltos o super a dos dentro 
de un tiempo razonable, para impedir la prescripción o 
incobrabilidad de los valores.

Este análisis será efectuado periódicamente, de preferencia en 
formamensual, para verificar la eficiencia de la recaudación de 
las cuentas vencidas.

En caso de determinar alguna irregularidad en el saldo, éste será
investigado y analizado para efectuar las acciones correctivas y los
ajustes que amerite.












































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 FIN









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